Как известно, успех любой компании напрямую зависит от качественной работы команды. Но часто бывает так, что сотрудники не мотивированы, плохо разбираются в своих обязанностях и не умеют эффективно взаимодействовать друг с другом. Именно поэтому создание единого информационно-рабочего пространства внутри компании может стать решением проблемы.

Создание такого пространства позволит всем сотрудникам иметь доступ к необходимой информации и инструментам для выполнения своих обязанностей. Оно также сократит время на поиск нужных документов и файлов, что существенно повысит производительность работы.

Но не только доступ к информации и инструментам важен. Создание единого пространства поможет сотрудникам ощутить себя частью единого коллектива, что, в свою очередь, повысит мотивацию к работе в команде. К тому же, регулярное общение и обмен знаниями и опытом между коллегами способствует развитию профессиональных навыков и повышению квалификации.

В итоге, создание единого информационно-рабочего пространства внутри компании является важным шагом на пути к улучшению работы коллектива и повышению эффективности всех сотрудников.

Переходим к определению терминов. С точки зрения технологий корпоративный портал и интранет – это два отдельных понятия.

Интранет относится к внутренней сети для работников, которая функционирует по принципу Интернета, но закрыта для посторонних пользователей. Одновременно в этой виртуальной среде может существовать разнообразное наполнение: от небольшого сайта для отделов до общих материалов для внутреннего пользования. Основной отличительной чертой интрасети является использование web-технологий, которые делают возможным доступ к сети через интернет-браузер.

Корпоративный портал (КП) является современной версией внутренней сети организации. Это универсальный инструмент, позволяющий получить доступ к разнообразным сервисам, таким как программы документооборота, планировщик задач, видеоконференции и т.д. Выбор платформы для создания портала может быть различным, в том числе известными платформами «Битрикс24», Yammer, Jive, CyberCloud, Microsoft SharePoint, Podio.

Иными словами, если интранет – это внутренняя сеть всей компании, то КП – это ее внешний интерфейс. Однако все чаще КП для сотрудников называют "интранет". В данной статье мы будем использовать термины "интранет" и "интрасеть" как синонимы для КП.

Интранет-портал компании: функционал и возможности

Создание внутреннего корпоративного портала может принести пользу компаниям любого размера. Крупные компании могут получить максимальную отдачу от этого решения, но многие функции необходимы и небольшим фирмам. Рассмотрим, какие задачи может решить внедрение интранета.

1. Создание общего информационного пространства

Пользователи корпоративного портала смогут иметь под рукой все необходимые рабочие документы в любой момент времени, из любой точки земного шара и практически с любого современного устройства. Это особенно важно для компаний с несколькими филиалами или удаленных сотрудников. Кроме того, интранет может объединить все, что раньше решалось с помощью почтовых рассылок: здесь можно разместить объявления от руководства компании, новости и изменения в политике фирмы, правила и инструкции.

2. Обучение персонала

Многие компании формируют свою базу знаний или FAQ, которые помогут новичкам быстрее освоить уникальные техники, применяемые в отделе, изучить принятую в фирме терминологию и проникнуться корпоративным духом. И все это без помощи наставника, то есть без дополнительных затрат на обучение.

3. Формирование корпоративной культуры

Простейшие возможности интранета, например, наличие карточек сотрудников, помогут любому работнику лучше узнать структуру компании, своих коллег и их функции. Оповещения о предстоящих днях рождения сотрудников, интерактивные голосования, объявления и онлайн-обсуждения важных тем помогут превратить рабочий коллектив в команду. Это особенно актуально для крупных корпораций, а также при удаленной работе персонала.

4. Коммуникации

Для передачи задания или сообщения к сотруднику необходимо было подойти лично или отправить e-mail. С интранет-порталом такой подход в прошлом: планировщики задач решают эту проблему. На интранет-портале можно найти контакты любого сотрудника и во многих случаях даже позвонить ему прямо через встроенный сервис. Не нужно тратить время на поиск работника, отвечающего за тот или иной вопрос, искать его по этажам здания, выяснять, кто заменил этого сотрудника на время отпуска и т.д.: все можно быстро увидеть на портале.

5. Контроль

Для руководителей фирм любого размера немаловажной является возможность контролировать рабочий процесс. Корпоративный портал позволяет сделать это в любой момент времени: проверить, какую задачу в данный момент выполняет отдел или конкретный сотрудник, какое количество времени было затрачено на ту или иную деятельность.

6. Безопасность

Интрасеть может и не способна на сто процентов защитить данные компании от проникновения хакеров, но она гораздо безопаснее, чем бесплатные почтовые сервисы или мессенджеры, которыми неизбежно пользуется большинство сотрудников при отсутствии корпоративных.

Все перечисленное — лишь часть тех возможностей, которые способен предоставить интранет-портал, и количество доступных сервисов постоянно растет.

Дополнительно стоит отметить, что по статистике сотрудники тратят около 30% рабочего времени на вполне избыточные действия, вроде общения через внешние мессенджеры, соцсети, чтения новостей и прочего. Внедрение интранет-портала легко может занять это время, предоставив сотрудникам доступ к необходимой информации, обучению и совместной работе.

Как правильно реализовать внедрение интрасети в компанию?

Существуют 3 основных способа создания интрасети:

1. Разработка корпоративного портала на основе существующей платформы в соответствии с потребностями компании. Этот вариант является наиболее затратным, так как часто используются платные платформы, а также является долгим и сложным процессом. Но зато он дает возможность учесть все требования, пожелания и создать уникальную систему.
2. Покупка и внедрение готового "коробочного" решения. Этот вариант считается более доступным и быстрым в реализации, особенно для тех компаний, которым подходят стандартные функции "из коробки". Кроме того, такой портал может быть доработан в процессе развития компании.
3. Подключение к "облачному" сервису. Этот вариант является самым бюджетным в начале, но требует регулярных абонентских платежей. Он наиболее подходит для малых и средних компаний.

Неважно, какой способ был выбран, важно обращаться к специализированной компании, которая имеет опыт в подобных проектах. Такие профессионалы помогут рассчитать плюсы и минусы конкретных платформ, подберут оптимальный вариант, исходя из потребностей, планов развития, технических ресурсов и бюджета организации.

Как мы уже упоминали ранее, корпоративный портал имеет множество преимуществ, таких как автоматизация и упрощение рабочего процесса, уменьшение пустых затрат времени персонала и формирование корпоративной культуры. Однако, не стоит забывать и о некоторых недостатках, которые могут быть присутствовать в случае использования данного решения:

1. Чрезмерная официальность – корпоративный портал подходит прежде всего для работы, а не для общения или решения творческих задач. Интерфейс портала часто настраивает пользователей на рабочий лад, а их возможности в этой части ограничены.

2. Малое участие пользователей – это следствие предыдущего недостатка. Управление порталом - задача администратора, а пользователи, как правило, не заинтересованы в создании или наполнении интересным контентом.

3. Отсутствие обратной связи – руководитель не видит реакции пользователей на принимаемые решения, не может обсудить с ними идеи и предложения.

4. Ощущение давления и контроля - контроль - одна из функций портала, но в некоторых случаях интранет может способствовать получению задач и написанию отчетов без конца.

5. Нехватка общения – портал уменьшает пустые затраты времени, которые могут быть использованы сотрудником для общения с коллегами, обсуждения решений с руководством, обмена информацией, хвастовства достижениями или простого общения. Возможно, что сотрудники могут знать своих коллег только по рабочим карточкам и коротким телефонным разговорам.

Хотя создание виртуального рабочего пространства для каждой компании – это неизбежность, но используемые решения могут быть различными. Не обязательно выбирать корпоративный портал, так как он имеет серьезные недостатки.

Фото: freepik.com